Guía de uso de la plataforma académica

Registrar una clase

1. En Hoy aparecen tus clases del día por hora. Toca Registrar junto al estudiante.
2. Se abre una hoja con los seis estados. Asistió y Dos horas se guardan con un solo toque.
3. En Falta, las reprogramaciones y No aplica, elige una frase sugerida o escribe el comentario, y toca Guardar.
4. ¿Te equivocaste? Toca Editar en la misma clase. Tienes hasta 5 días; después verás Bloqueada y la corrección la hace Coordinación.

Reprogramar y recuperar

1. Si te avisan antes, en una clase futura toca Reprogramar y elige quién la pidió: el estudiante o tú. El comentario es obligatorio.
2. La reprogramación no crea una fecha nueva: queda como Por recuperar y suma a las horas pendientes de recuperación.
3. Para recuperarla, en una próxima clase del calendario registra Dos horas. La hora extra descuenta sola la reprogramación pendiente más antigua; no tienes que relacionar nada a mano.
4. En el historial verás «Recupera la reprogramada del…» en la sesión de dos horas y «Recuperada con la sesión de 2 horas del…» en la clase reprogramada.
5. Todo debe quedar antes de la fecha final del programa. Si un caso no se puede resolver así, Coordinación puede agendar una fecha aparte como excepción.

Tu cuenta de cobro (mensual)

1. La primera vez, en Cuenta llena tus datos de cobro (documento, ciudad, teléfono, correo y cuenta bancaria), carga tu firma (PNG o JPG) y autoriza su uso.
2. En Cobro ves el periodo abierto, la fecha del próximo cierre y lo acumulado: horas, honorarios, faltas reconocidas, bonificaciones y saldos de meses anteriores.
3. Toca Previsualizar documento (PDF) para ver la cuenta con la plantilla oficial antes de enviarla.
4. Toca Firmar y enviar antes del día 28 a las 12:00 p. m. Queda Pendiente de revisión y ya no se puede modificar.

El detalle completo está en Cuentas de cobro.

Crear un estudiante

1. En Estudiantes, toca Nuevo. Llena el nombre, el profesor (también puede ser alguien de Coordinación), el programa, las horas contratadas, el estado y las fechas de inicio y fin.
2. Si no es el programa estándar, elige Plan personalizado y define las horas contratadas, la fecha de finalización y el ritmo semanal (por ejemplo, 80 horas, hasta el 20 de abril, 4 clases por semana). Todos los cálculos usan esos datos: el avance de un plan de 60 horas se mide sobre 60, no sobre 120.
3. Marca los días de clase. Cada día puede tener su propia hora (de Bogotá). El ritmo semanal es opcional: por defecto son las horas del horario.
4. Antes de crearlo, verás cuántas fechas se generan, cuántas caen en festivos o cierres y si la capacidad alcanza para las horas contratadas.
5. Al crearlo se genera el calendario completo. Copia el enlace del portal y envíaselo al estudiante.

Dato del ejemplo: 120 h del 10 de septiembre al 10 de marzo, de lunes a viernes, generan 130 fechas, pero solo 108 tienen clase por el cierre de fin de año y los festivos. La plataforma avisa que faltan 12 h para que se amplíe la fecha final.

En la ficha del estudiante

• Corregir cualquier registro, sin el límite de 5 días. Si cambias un estado, el motivo es obligatorio. Puedes dejar una nota interna que el estudiante no ve.
• Editar datos, profesor u horario. Si cambian las horas, las fechas o el horario, se pide el motivo y el calendario se regenera desde hoy, sin tocar lo ya registrado. Si cambias el profesor, solo se le pasan las clases futuras sin registrar.
• Marcar No aplica por rango con un motivo de la lista, por ejemplo una congelación del programa.
• Portal del estudiante: copiar el enlace, verlo como estudiante o generar uno nuevo si se compartió por error (el anterior deja de funcionar).
• Historial de modificaciones: cada corrección con su autor, fecha y motivo.
• Reporte PDF de asistencia del estudiante, listo para enviar. Incluye sus evaluaciones de seguimiento publicadas.
• Evaluaciones de seguimiento: historial por hito (Sesión 30, 60, 90…) con su estado, o «Aún no corresponde».
• Horas adicionales (solo Super Admin): se muestran aparte de lo contratado, por ejemplo «Horas contratadas: 120 · Horas adicionales: +5 · Total disponible: 125».
• Recuperar en otra fecha (excepción). Lo normal es que el profesor recupere con «Dos horas». Solo Coordinación puede agendar una fecha aparte, siempre antes de la fecha final.

Los cinco criterios

1. Planeación y desarrollo de la clase: objetivo claro, secuencia coherente y buen manejo del tiempo.
2. Adaptación al estudiante: nivel, necesidades, intereses, ritmo y dificultades.
3. Uso de recursos y materiales: pertinentes y al servicio del objetivo. La cantidad de materiales no es, por sí sola, un indicador de calidad.
4. Comunicación e interacción: oportunidades reales de comprender, participar y usar el inglés.
5. Retroalimentación y ambiente de aprendizaje: ambiente respetuoso, retroalimentación efectiva y cumplimiento profesional.

Las calificaciones 1, 2 y 3 exigen la evidencia observada y una acción de mejora concreta; sin eso, la evaluación no se puede enviar. Las de 4 y 5 no requieren comentarios. Al elegir cada número se muestra la descripción de ese nivel según la rúbrica.

Paso a paso

1. Coordinación crea la evaluación. En Evaluaciones elige el profesor y el mes (por defecto, el mes anterior) y toca Crear evaluación.
2. Califica y guarda. Marca la fecha de la observación, califica los 5 criterios y completa la evidencia y la acción donde haga falta. Puedes Guardar borrador las veces que quieras.
3. Revisa los registros del mes. Al lado aparecen datos de la plataforma para el criterio 5: clases del mes, registradas a tiempo (con porcentaje), tarde o sin registrar, horas dictadas, reprogramaciones del profesor, faltas de sus estudiantes y avisos leídos. Así lo administrativo se verifica con registros y no solo con la observación de una clase.
4. Envía al Super Admin. La evaluación queda Pendiente de aprobación y ya no se puede editar.
5. El Super Admin decide. Si algo falta, toca Devolver para ajustes con sus observaciones; vuelve al coordinador como Requiere ajustes, la corrige y la reenvía. Si está bien, toca Aprobar y publicar.
6. El profesor la recibe. Ve el aviso en Hoy y un número en Evaluaciones. Al abrirla, queda registrado cuándo la vio.

Trazabilidad

Cada evaluación guarda quién la creó, cada vez que se guardó o se envió, quién pidió ajustes y qué pidió, quién la aprobó y cuándo, y la fecha y hora en que el profesor la vio. El perfil de cada profesor muestra todas sus evaluaciones con su promedio.

Cómo se cuentan las horas

• Clase realizada: sus horas. «Dos horas»: 2. Falta del estudiante (vista): sus horas, aunque no haya asistido.
• Reprogramada y «No aplica»: no cuentan.
• Si lleva 29 horas y se registra una clase de 2 horas, llega a 31 y se activa la evaluación de las 30.

Paso a paso

1. Se crea sola al llegar al hito, asociada al estudiante y a su profesor actual, con los datos precargados (estudiante, profesor, fecha, periodo «Sesiones 31 a 60»).
2. El profesor recibe la alerta «📊 Evaluación de estudiante pendiente» y la abre en Evaluaciones.
3. Elige una valoración para Speaking, Listening, Vocabulario, Participación y actitud, y Trabajo autónomo (Requiere apoyo, En proceso, Bueno o Excelente); responde los campos breves; elige el avance frente al plan y la conclusión general.
4. Enviar a aprobación solo se habilita cuando todo está completo; la app dice qué falta. Queda Pendiente de aprobación.
5. El Super Admin la aprueba y publica, o solicita ajustes con una observación; el profesor la corrige y la reenvía.
6. Publicada, aparece en «Mis evaluaciones» del enlace del estudiante y en su reporte PDF.

Cómo se calcula

• Clase realizada: horas × la tarifa del profesor. «Dos horas» se liquida como dos horas.
• Falta del estudiante (vista): 9.000 COP por hora, como concepto aparte.
• Reprogramada pendiente y «No aplica»: $0.
• Bonificaciones autorizadas por el Super Admin, y saldos de meses anteriores que no se cobraron.
• Cada clase, falta o bonificación se cobra una sola vez.

Calendario

• Cierre: día 28 de cada mes a las 12:00 p. m. (hora de Colombia). Cada clase va al periodo según la fecha y hora real de la sesión.
• Avisos: el día 25, el 27 y el 28 (con la hora exacta del cierre). Dejan de salir cuando ya enviaste tu cuenta.
• Bloqueo: durante los cinco días siguientes al cierre no se generan ni envían cuentas; las clases siguen registrándose y suman para el siguiente periodo.
• Si no envías a tiempo, nada se pierde: los valores pasan solos al siguiente periodo como saldo acumulado.

Si supera 1.750.905 COP

1. Opción 1 · Acumular: todo pasa al siguiente periodo, con su detalle y periodo de origen.
2. Opción 2 · Segunda persona autorizada: el titular cobra 1.750.904 y la segunda persona el excedente, en pesos exactos. Se piden sus datos, su información bancaria, la calidad o motivo de su participación, su firma y su autorización. El Super Admin debe verificar que corresponda a servicios o derechos de cobro reales y soportados antes de aprobar.

Estados

• Pendiente de revisión la enviaste; ya no se puede editar.
• Aprobada autorizada para pago. Puede tener pagos parciales.
• Devuelta para corregir errores menores: la corriges y la reenvías.
• Rechazada no se corrige ni se reenvía, ni tiene sustituta en ese periodo; los valores no pagados pasan solos al siguiente.
• Pagada completamente cancelada, con su comprobante.